Hyödyllisiä vinkkejä virtuaalitiimien johtamiseen

Virtuaalitiimit ovat täällä jäädäkseen. Tämän blogikirjoituksen aiheena on virtuaalitiimien johtaminen. Tarkoitukseni on jakaa muutamia käytännön vinkkejä, joilla virtuaalitiimien johtamista voi arjessa helpottaa. Hyviä käytännön esimerkkejä virtuaalitiimien johtamisesta on toki jo paljon, mutta tässä kirjoituksessa käsittelen aihetta muutamien viimeisimpien tieteellisten artikkeleiden tutkimustuloksiin peilaten. Samassa yhteydessä pohdiskelen niiden käytäntöön sovellettavuutta. Artikkeleita tarkastellessani esiin nousi kolme virtuaalitiimien johtamisessa huomioitavaa asiaa. Ne olivat 1) vuorovaikutuksen ja viestinnän merkitys, 2) luottamuksellisuuden rakentaminen sekä 3) huomiot virtuaalitiimien tuottavuudesta. Tässä kirjoituksessa pohdin, millaisia hyödyllisiä vinkkejä virtuaalitiimien johtamiseen löytyy viimeisimmistä tutkimusartikkeleista.

1. Vuorovaikutus ja viestintä vahvistavat virtuaalitiimien jäsenten yhteenkuuluvuutta

Kommunikointi on avain tekijä missä tahansa työpaikalla, mutta virtuaalitiimien kohdalla sen merkitys korostuu, sillä suurin osa vuorovaikutuksesta tapahtuu sähköpostin, chatin ja puhelimen välityksellä. Teknologia ja sen käyttö virtuaalitiimien kommunikoinnissa on toki olennainen tekijä ja järjestelmien toimiminen, mutta itse teknologia on vain jäävuoren huippu – tiimi ei ole tiimi, ellei tiimin jäsenten välinen vuorovaikutus- ja viestintä toimi. Väitänkin, että virtuaalitiimit toimivat tehokkaammin, kun jäsenet tuntevat toisensa, sillä silloin he todennäköisemmin kehittävät toimintaansa, jakavat tietoja keskenään ja oppivat toisiltaan. Nämä tekijät edelleen johtavat parempiin lopputuloksiin. Tässä prosessissa viestintä ja vuorovaikutus ovat keskeisessä asemassa.

Sosiaaliset suhteet ovat olennaisia työnmerkityksellisyyden kokemisessa. Ihmiset kokevat työnsä merkitykselliseksi pystyessään vaikuttamaan muihin. Opettaja, joka ei koskaan ole vuorovaikutuksessa oppilaiden kanssa tai kokki, joka ei koskaan näe asiakkaiden iloa syötyään herkullisen annoksen voi turhautua ”palautteen puutteesta” ja miettiä, mitä merkitystä hänen työllään on. Toisin sanoen, mitä kauempana toimii muista ihmisistä, sitä vaikeampaa on työntekijälle vakuuttaa, että hänen työnsä on merkityksellistä. Sosiaalisten suhteiden luominen ja yhteistyötä tukeva kulttuuri ovat tärkeimpiä kommunikointia tukevia tekijöitä.

Käytännön vinkkejä vuorovaikutuksellisten viestintätaitojen parantamiseen

Osallistava viestintä auttaa jäseniä selviytymään konflikteista, kehittää ymmärrystä ja rakentaa tiimin jäsenten välistä luottamusta.
Johda esimerkillä: huolehdi toiminnan säännöllisyydestä, suunnittele etukäteen, dokumentoi suunnitelmat, poista epäselvyydet, esimerkiksi kirjalliset ohjeet viestinnästä, millaisia viestejä, missä kanavissa, mitä odotat tiimin vuorovaikutukselta?
Valitse parhaat työkalut kommunikointiin.
Monikulttuurellisuuden huomioiminen viestinnässä.
Varmista yhteisen käsitys työn tarkoituksesta eli työn merkityksellisyyden johtamisen merkitys.

2. Luottamus on virtuaalitiimien liima

Luottamus on toimivan yhteistyön ydin. Samoin kuin urheilujoukkueiden, myös työelämän joukkueiden tiimien keskinäinen luottamus heijastuu asenteisiin, vuorovaikutukseen sekä joukkueen/tiimin suorituskykyyn. Virtuaalisessa tiimissä keskinäisen luottamuksen on todettu korostuvan, mutta yhtä aikaa se koetaan virtuaalisissa tiimeissä haastavampana kuin kasvokkain tapahtuvassa vuorovaikutuksessa. Herää kysymys, onko kyse kuitenkin siitä, ettemme vielä osaa kommunikoida sähköisten viestimien kautta yhtä tehokkaasti kuin kasvokkain?

Totta, on tutkimuksia, joiden mukaan virtuaalisuus voi haitata luottamuksen syntymistä tiimissä, mutta toisaalta viimeisimmät tutkimustulokset osoittavat virtuaalisten tiimien olevan yhtä tehokkaita kuin kasvokkain toimivat tiimit. Viimeisimpien tutkimusten mukaan virtuaalitiimien luottamusta voidaan tehostaa johdonmukaisella ja säännöllisellä toiminnalla (ennustettavuus) sekä selkeällä ja avoimella tiedonvaihdolla (läpinäkyvyys). Virtuaalitiimien jäsenten keskinäistä luottamusta tehostavat myös yksilön kykyihin liittyvät ammatillinen pätevyys sekä jäsenten työelämätaidot, kuten ystävällisyys, tilannetaju ja huumori. Lisäksi toisten tukeminen, autonomia, osallistuminen ja sitoutuminen lisäävät tiimin jäsenten luottamusta. Edellisen perustella olisi tavoiteltavaa tukea keskustelevaa ilmapiiriä, resilienssiä ja tiimin välisen vuorovaikutuksen lisäämistä.

Käytäntöön sovellettavia vinkkejä luottamuksen kehittämiseen virtuaalitiimeissä

Selkeä kuvaus työnkuvista ja työprosesseista lisää organisaation läpinäkyvyyttä. Tämä tarkoittaa organisaation yhteisten arvojen, normien ja käytänteiden luomista, tunnista ja niihin sitoutumista.
Jos mahdollista, niin tiimin jäsenillä tulisi olla keskenään erilaista osaamista, jolloin tiimin yhteinen osaaminen olisi laaja-alaisempi.
Henkilöiden verkkoprofiilit edistävät läpinäkyvyyttä – profiileissa olisi hyvä tuoda esiin omaa asiantuntijuutta, kuten pätevyyttä ja erikoisosaamista.
Epäviralliset chatit sekä erilaiset keskustelupalstat tuovat jäsenilleen näkyväksi tiimiläisten osaamista ja käytännön ratkaisuja ongelmiin, jolloin myös oppiminen tehostuu.
Kannusta yhteistyön tekemiseen, se lisää yhteenkuuluvuutta.
Virtuaaliset videoneuvottelut auttavat rakentamaan yhteisöllisyyden tunnetta sähköpostin ja chatin sijaan.
Aseta yhteinen tavoite ja yhteinen käsitys edistyksen mittaamisesta.
Muistiinpanojen tekeminen jokaisesta kokouksesta lisää avoimuutta ja tiedonkulkua.
Luo merkityksellisyyttä, se lisää motivaatiota.
Eikä huumori työpaikalla ole pahasta, leppoisa yhdessäolo parantaa avoimuutta ja lisää tuottavuutta.

3. Virtuaalitiimin jäsenten tuottavuus

Psykologian yksi tutkituimmista aiheista on ihmisen käyttäytyminen ryhmässä. Teknologiavälitteisen yhteistyön lisääntyessä ongelma muuttuu entisestään monimutkaisemmaksi. Jopa neljännes virtuaalisista tiimeistä ei täytä tehokkuusvaatimuksia. Haasteet liittyvät sosiaalisiin suhteisiin, vastuuseen, motivointiin ja työprosesseihin. Virtuaalisille tiimeille on tyypillistä, että jäsenet kuuluvat useampaan tiimiin ja jäsenten vaihtuvuus on suurta, mikä osaltaan lisää ajanhukkaa ja prosessien hallittavuutta.

Teknologia tekee virtuaaliset tiimit mahdollisiksi, mutta korostan edelleen, että vasta ihminen tekee ne tuottaviksi. Yksi merkittävimmistä haasteista virtuaalitiimeissä tiimin jäsenten henkilökohtainen tuottavuus. Tutkimukset osoittavat, että pelkästään suorituskeskeiseen johtamisen keskittyminen ei todennäköisesti maksimoi virtuaalisen tiimin suorituskykyä, vaan tiimin yhteinen osaaminen ja tiedolla johtaminen yhdessä tuovat paremman tuloksen. Virtuaalisten työntekijöiden on otettava enemmän yksilöllistä vastuuta omasta tekemisestä, joten on tärkeää, että työyhteisössä on luottamuksellinen ilmapiiri.

Hyviksi havaittuja käytänteitä virtuaalitiimien tuottavuuden parantamiseen

Varmista virtuaalitiimien jäsenten vastuut ja roolit.
Kehitä työprosesseja. Tunnista tehokkuuteen vaikuttavat syyt ja arvioi jokainen määrittääksesi perussyyt ja muuta niitä.
Reaaliaikaiset palautejärjestelmät, esimerkiksi visualisoitu työkalu konkretisoi saavutukset.
Tue virtuaalitiimiläisten ammatillisista kehittymistä, se lisää organisaatioon sitoutumista.
Virtuaalitiimien jäsenet ovat useimmiten alansa asiantuntijoita ja arvostavat työn autonomiaa.
Keskity tuloksiin, ei tehtyjen tuntien määrään.
Ota työntekijät mukaan jo projektien suunnitteluvaiheeseen, se sitouttaa.
Helpota työntekijöiden pääsyä tarvittaviin dokumentteihin esim. pilvipohjaisten tiedostenjako-ohjelmistojen avulla.
Palautteen on todettu olevan yksi motivaatiota lisäävä tekijä.
Minimoi sähköpostin käyttö, rohkaise tiimin jäseniä ajoittamaan keskusteluja keskenään, kun he tekevät yhteistyötä projekteissa.
Jaa palaverien data etukäteen, jotta sovittu aika käytetään päätöksien tekemiseen, ei datan pläräilyyn.
Sitoudu niin sitoutat muutkin.

Virtuaalitiimien johtaminen perustuu johtamisen perusteisiin

Virtuaalitiimien toiminta on yhteistyötä. Niiden johtaminen vaatii johtamistaitojen lisäksi kaikkien tiimin jäsenten sitoutumista, toistensa auttamista, luottamuksen rakentamista ja sen ylläpitämistä, verkostoitumista sekä tiimiprosessien kehittämistä. Tehokas viestintä ja luottamus ovat tärkeimmät tekijät virtuaalitiimien johtamisessa. Asiat ovat siis samoja kuin kasvokkain tapahtuvassa tiimityössä teknologiavälitteisellä kommunikoinnilla höystettynä. Pitää kuitenkin muistaa, että teknologia ei saa olla itseisarvo, vaan se työkalu. Hienoinkin teknologia menettää merkityksensä, ellei sitä osata käyttää.

Seuraavissa blogiteksteissäni käsittelen nyt esiin nostamiani hyödyllisiä vinkkejä virtuaalitiimien johtamiseen, kutakin osa-alueita syvällisemmin. Aikaisempi blogikirjoitukseni etäjohtamisesta sivuaa myös nyt kirjoittamaani tekstiä, käy lukemassa tästä.

Hyödyllisiä vinkkejä virtuaalitiimien johtamiseen